Social Intranet

Social Media? Gerne, aber doch nicht intern!

Viele Unternehmen in Deutschland haben sich in Sachen “Social” in den vergangenen Monaten auf externe Plattformen wie Facebook, Twitter oder Google+ konzentriert. Diskussionen um den Sinn, vor allem aber dem Unsinn dieses neumodischen Zeugs, kam vor allem aus dem deutschen Mittelstand

Social Media und interne Kommunikation

‚Was bringt einem deutschen Mittelständler ein stärkeres Engagement in Social Media‘ ist noch immer eine oft gestellte Frage. Die Frage warum sich mittelständische Unternehmen spätestens jetzt verstärkt mit Social Media beschäftigen sollten, werden vermehrt durch positive Beispiele für den Verbund von klassischen Medien mit Social Media Kanälen beantwortet.

Social Media in der externen Kommunikation

Warum aber nur in der externen Kommunikation neue Wege gehen? Nun, eine Antwort auf diese Frage könnte der vermeintlich schnellere Return on Investment (ROI) der Social Media Aktivitäten auf besagten externen Kanälen sein. Man verspricht sich schnelle Ergebnisse. Oder noch schlimmer, man bekommt diese versprochen. Mehr Follower, mehr Fans, mehr Umsatz. All das klingt logischerweise für viele Geschäftsführer, Vorstände oder interne Sponsoren sehr verlockend. Doch nur in den seltensten Fällen können interne Stakeholder dies angemessen beurteilen. Auf diesem Wege mussten bereits viele Unternehmen schmerzlich erfahren, dass das eine nicht zwingend etwas mit dem anderen zu tun hat. Vor allem wenn man versucht, dies mit kleinem Budget und oftmals einhergehender zusätzlicher Arbeit für seine Mitarbeiter umzusetzen.

Der  Zusammenhang und die logische Ergänzung der externen Social Media Bemühungen ihres Unternehmens mit der internen Kommunikation wird entweder nicht gesehen oder unterschätzt. Kommunikations- und Unternehmensleitung sehen die notwendigen Änderungen nicht als Investition in die Zukunftsfähigkeit ihres Unternehmens und der eigenen Mitarbeiter. Es wird oftmals mehr in Agenturen und externe Dienste investiert als in das wertvollste Gut eines jeden Unternehmens. In die eigenen Mitarbeiter, ihre Motivation, ihr Wohlbefinden und ihre Identifizierung mit dem Unternehmen. Das Potential der Mitarbeiter als Markenbotschafter wird noch immer unterschätzt und wird erst seit der Prägung des Begriffes Employer Branding als wichtiger Bestandteil des Unternehmenserfolges wahr genommen.

Doch die Zeiten in denen man die interne und externe Unternehmenskommunikation separat betrachten darf sind vorbei. Denn wie ich bereits vor einiger Zeit sagte, bin ich nach wie vor der Meinung “Ohne Innen, kein Außen“. Das gilt nach wie vor. Besser gesagt es gilt mehr denn je zuvor.

Warum dies so ist, möchte ich Ihnen mit diesem Beitrag zum Thema Social Collaboration und interaktives Intranet näher erläutern. Starten möchte ich mit (m)einer Definition eines modernen Intranets und seiner Bedeutung in der internen und externen Unternehmenskommunikation.

Worin unterscheidet sich ein modernes vom klassischen Intranet

Social Intranet mit Quellen im WCM oder in Social Collaboration Plattformen
Social Intranet Architektur von heute

 

Ein Intranet kennen vermutlich viele von uns. In meiner Tätigkeit als Informationsarchitekt bei HIRSCHTEC habe ich aber festgestellt, dass mehr Unternehmen als von mir vermutet entweder gar kein Intranet oder ein nicht an den Bedürfnissen der Mitarbeiter entwickeltes Intranet besitzen. Doch was unterscheidet ein „normales“ Intranet von einem Social Intranet? Bei einem Social Intranet stehen, anders als bei einem herkömmlichen Intranet, die gemeinsame kollaborative Zusammenarbeit, gemeinschaftliche Erstellung von Inhalten und die dynamische Wissensvermittlung im Vordergrund. Erste Funktionen wie man sie aus den Social Media Plattformen kennt (Likes, Sharing oder Kommemtare) ermöglichen den direkten Dialog und sorgen für erste Interaktionen im Intranet. In einem modernen Intranet werden Inhalte nicht mehr zwingend zentral durch die Unternehmenskommunikation zur Verfügung gestellt. Auch den Mitarbeitern wird die Möglichkeit gegeben, aktiv Inhalte zu erstellen und so die interne Kommunikation mit zu gestalten. Immer leichter zu bedienende Content Mangement Systeme (CMS) erleichtern es Mitarbeitern Inhalte, unter Einhaltung der Corporate Identity, zu erstellen. Dank passiver Personalisierung oder aktiver Individualisierung können die Nutzer das Erscheinungsbild „Ihres“ Intranets individuell gestalten. Mitarbeiter können sich untereinander vernetzen, persönliche Blogs betreiben, sich an Abteilungs-Blogs beteiligen und sich so aktiv an einer transparenter werdenden Kommunikation beteiligen.

Der klassische Ansatz eines Top-Down getriebenen Informations-Konzepts wird durch ein Bottom-Up getriebenes Kommunikations-Konzept immer öfter ergänzt. Eine stark zunehmende Affinität für das Internet durch junge neue Mitarbeiter mit einer sehr starken Affinität für das Internet und Social Networks  – vor allem durch die rasant angestiegene mobile Nutzung von Smartphones und Tablets – verlangen einer modernen Unternehmenskommunikation viel Neues ab. Buzzwords wie Bring Your Own Device (BYOD) oder Bring Your Own Service (BYOS) sind hier zwei der bekanntesten Anforderungen, welche die IT-Abteilung vor Herausforderungen stellt. Ein modernes und interaktives Intranet erweitert diese Liste aktuell immer öfter. Ein Social Intranet muss sowohl der Vermittlung von verlässlichen Unternehmens-News als auch der Förderung der internen Interaktion, Kollaboration und Suche nach relevanten Informatione nachkommen. Der Wunsch nach mehr Interaktion, Dialog und nach der Möglichkeit der internen Vernetzung wird immer deutlicher. Diese morderne Art der Zusammenarbeit muss zukünftig nicht nur vom Büro aus funktionieren, sondern auch vom Home-Office, Kundentermin, Flughafen oder Zug. Auch das Intranet muss jederzeit in vollem Funktionsunfang erreichbar und funktionstüchtig sein. Der Begriff des ‚Future Workplace‘ oder des ‚Arbeitsplatzes der Zukunft‘ macht hier immer öfter von sich reden. Und das Intranet wird hierbei als Arbeitsplattform und zentrales Cockpit der täglichen Arbeit einer der wichtigsten Bestandteile sein.

Von der Theorie in die Praxis – Social Collaboration 

Um all die Theorie an einem alltäglichen Beispiel der modernen Kommunikation zu verdeutlichen, möchte ich mit dem folgenden Video eine wohl bekannte Szene aus dem Alltag vieler Arbeitnehmer erläutern. Die Vorbereitung auf einen Kundentermin, in die mehrere Mitarbeiter involviert sind. Wie läuft diese Vorbereitung heute ab und wie kann sie mit Hilfe von Social Media Mechanismen zukünftig effizienter gestaltet werden.

Im nächsten Beitrag möchte ich Ihnen mögliche Anwendungsfälle aufzeigen, welche Sie mit einem interaktiven Intranet umsetzen bzw. welche Prozesse Sie dadurch optimieren können.

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