Digitales Notizbuch
Evernote sinnvoll nutzen – Tipps, Tricks und Hacks

Bei Evernote handelt es sich um eine nahezu beliebig erweiterbare Sammlung digitaler Notizbücher, die - ordentlich sortiert und katalogisiert - die unterschiedlichsten Daten enthalten kann. Auf diese Weise lassen sich Projekte oder Urlaube planen und Linksammlungen oder Tagesnotizen erstellen. Viele Arbeitsschritte lassen sich mit einem Dienst wie z.B. IFTTT automatisieren - wir liefern euch ein paar Tipps und Anregungen.

Mit Evernote gibt es ein ziemlich mächtiges Tool zum Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen und anderen digitalen Daten. Die Anwendung läuft im Browser, wird dort auch von einer Chrome-Erweiterung oder einem Firefox-Addin unterstützt und steht zudem als App für Android, Windows Phone und iOS zur Verfügung. In dieser Kombination erhält man mit Evernote ein mächtiges plattformübergreifendes Tool, das sich im Laufe der Zeit sprichwörtlich zum unentbehrlichen Notizbüchlein entwickeln kann – wenn man es richtig einsetzt. Wir haben ein paar der interessantesten Hacks, Tipps und Tricks gesammelt, um euch den Einstieg und die Arbeit zu erleichtern.

Disclaimer: dieser Artikel richtet sich an Leser, die zuvor schon ein wenig mit Evernote gearbeitet haben und die grundsätzliche Funktion bzw. Arbeitsweise mit “Projekten” und “Notizbüchern” verstanden haben. Versteht diese Liste als Anregung weiterzumachen und Evernote etwas alltäglicher – oder auch spezieller – zu nutzen, je nachdem wie eure Anforderungen sind.

Evernote steht in einer kostenfreien und einer kostenpflichtigen Premium-Variante zur Verfügung, für letztere wird eine Jahresgebühr fällig. Interessant für den ein oder anderen in Deutschland dürfte sein, dass man als Telekom-Kunde ein Jahr Evernote Premium gratis erhält. Im Kundencenter des Netzbetreibers lässt sich die entsprechende Freischaltung einrichten.

Evernote speichert – zusammengefasst – Texte, Bilder, Links und eröffnet diverse Möglichkeiten, diese Daten zu filtern oder zu sortieren. Man kan z.B. jeden Eintrags verschlagworten und sich dann bei Bedarf nur die Daten anzeigen lassen, die zuvor mit diesem Schlagwort versehen wurden. Auch chronologische oder alphabetische Filter und Sortierungen stehen zur Verfügung. Eine Suchfunktion und eine mehr oder weniger gut funktionierende Text- und Handschriftenerkennung bei eingescannten Dokumenten runden das Paket ab. Ein grosser Teil der Anwender nutzt Evernote als To-Do-Liste und greift dabei auf die integrierte Erinnerungsfunktion zurück.

Einmal erfasst und katalogisiert lassen sich die Daten dann selbstverständlich auch versenden oder in Sozialen Netzwerken teilen. Über Freigaben können auch mehrere Anwender innerhalb von Evernote Zugriff auf Dokumente oder Verzeichnisse erhalten.

Die Evernote Apps

Ganz wichtig: holt euch die entsprechenden Apps für eurer Betriebssystem oder euren Browser, sie erleichtern die Arbeit ungemein. Wir haben nachfolgend einfach mal die üblichen Apps für Android, Apple iOS, Windows Phone und Chrome aufgelistet, es gibt Evernote aber auch für andere Umgebungen.

Evernote
Evernote
Entwickler:
Preis: Kostenlos+
Die App konnte im App Store nicht gefunden werden. :-(
Evernote Web
Evernote Web
Entwickler: evernote.com
Preis: Kostenlos

1) Verbinde Evernote via IFTTT mit anderen Diensten

Evernote ist eigentlich darauf ausgerichtet, dass jede Erfassung von Daten weitestgehend manuell erfolgt. Doch viele Schritte lassen sich auch automatisieren, wenn man die Schnittstellen der Software nutzt und auf einen externen Dienst wie – zum Beispiel – IFTTT zurückreift. Einmal verbunden lasse lassen sich über sogenannte “Rezepte” (sprich: festgelegte Abläufe) viele Vorgänge automatisieren. So kann man beispielsweise seine Twitter-Favoriten zu Evernote pushen, bestimmte Emails bzw. Gmails innerhalb von Evernote abspeichern oder Kalendereinträge automatisch mit Evernote abgleichen.

Das alles ist für Anwender interessant, die bereits einen bestimmten Dienst (z.B. Google Kalender oder Pocket u.a.) nutzen und nicht auf die Funktionalität bzw. die gewohnten Arbeitsschritte verzichten wollen – in Evernote aber eine sinnvolle Ergänzun sehen.

2) Erweitere Evernote um eine externe Suchfunktion

Evernote Suchfunktion

Während die Suchfunktion von Evernote innerhalb des Dienstes super funktioniert, krankt der Dienst noch – wie nahezu alle Cloud-basierten Anwendungen – an einer funktionierenden externen Suchfunktion. Zwar versprechen Google Now und vermutlich irgendwann auch z.B. Microsoft Cortana, dass sie in naher Zukunft auch wesentlich besser Daten in Apps finden können, doch eine Zugriff ähnlich einer Volltextsuche ist noch in weiter Ferne. Externe Dienstleister wie z.B. xen.do oder Otixo versprechen hier Abhilfe und durchsuchen – neben Evernote – gleich auch noch andere Ablageorte wie z.B. eure Dropbox oder Google Drive.

3) Ein Fahrten- oder Reisetagebuch mit Evernote

Die oben [1)] erwähnten IFTTT-Rezepte sind ein erster Ansatz, doch auch spezielle Tools in anderen Bereichen bieten eigene Schnittstellen für Evernote. Glympse z.B. ist eigentlich dzu gedacht, die eigene Position und Route mit Freunden und Bekannten zu teilen, doch die App kann diese Daten auch an Evernote übertragen und so im Laufe der Zeit ein katalogisiertes Wege-Tagebuch erstellen. Eine vergleichbare Funktionalität bieten auch andere Dienste, schaut einfach mal in eure vielleicht schon längst favorisierte App.

Glympse – Standort teilen
Glympse – Standort teilen
Entwickler: Glympse
Preis: Kostenlos

4) Katalogisiere gescannte Dokumente mit Evernote

Man mag es kaum glauben, aber auch heute werden viele Informationen immer noch auf Papier übertragen, und wenn es auch nur eine ganz normale, am Kiosk gekaufte Zeitschrift ist. Evernote stellt für diese Dokumente eine eigene iOS-App zum Scannen zur Verfügung. Professionelle Anwender in Unternehmen nutzen dann eine (meistens ziemlich teure) Dokumentenverwaltungssoftware mit eingebauter Texterkennung (OCR), doch Evernote verrichtet hier für den Alltagsgebrauch gute Dienste. Ein weiteres Beispiel wären hier auch Quittungen oder Garantiebelege, die man so sauber erfassen kann und bei Bedarf zur hand hat: Scannen, Taggen, ablegen, fertig. Für Post-Is besitzt Evernote sogar einen separaten Scan-Modus, bei die Farbe der Post-Its erhalten bleibt.

5) Evernote und die Apple Watch

Evernote Apple Watch

Kein Artikel ohne Hinweis auf die Apple Watch, richtig? Nun, egal was wir von der Smartwatch aus Cupertino oder Smartwatches im allgemeinen halten, in Verbindung mit Evernote könnten die Dinger tatsächlich ein tollen Zweck erfüllen, den zumindest die iOS-App synchronisiert sich automatisch mit dem gekoppelten Wearbale. Heisst: eine in Evernote erstelle Notiz, eine Einkaufsliste oder ähnliches kann auch auf der Apple Watch angezeigt werden, was beim Gang durch den Supermarkt sicherlich nicht das schlechteste ist.

6) Chronologische Erfassung von Ereignissen aller Art

Grundsätzlich gilt: bei allen Apps, die in irgendeiner Form Daten chronologisch erfassen, sollte man Evernote immer im Hinterkopf halten. Besonders beliebt bei den Trägern von Smartwatches sind z.B. momentan Fitness-Apps wie Fitbit, die angefangen beim Schrittzähler bis hin zur Herzfrequenz all diese Daten auswerten und in täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Reports zusammenfassen. Schiebt sowas rüber zu Evernote und ihr erhaltet im Laufe der Zeit ein chronologisches Archiv zur jeweiligen App, sauber katalogisiert, durchsuchbar und teilbar mit anderen (sofern man das möchte). Für viele dieser Apps gibt es ebenfalls, siehe oben – IFTTT-Rezepte.

Selbstverständlich könnt ihr euch in diesem Zusammenhang auch an Termine erinnern lassen.

7) Evernote und die Spracherkennung von Android und iOS

Während Evernote selbst nicht über eine eingebaute Spracherkennung verfügt, kann man sich innerhalb der Apps für Android und iOS durchaus mit der eingebauten Spracherkennung des Smartphones oder Tablets weiterhelfen. Tippt dazu ganz einfach beim Erstellen einer Evernote-Notiz auf das kleine Mikrofon-Symbol, das sich auf der Tastatur befindet – das OS eures Geräts “übersetzt” dann über die eingebaute Sprach-Engine euer Diktat in geschriebenen Text, den Evernote problemlos verarbeiten kann.

8) Planung der Tags und Label

Bei längerem Gebrauch steht und fällt der Nutzen von Evernote mit dem Gebrauch aussagekräftiger Tags. Wenn ihr z.B. den Evernote Webclipper zum Erfassen von Links benutzt, dann überlegt euch zuvor unbedingt eine sinnvolle Tag-Struktur. Besonders Wichtige Links sollten z.B. unbedingt mit “Wichtig!” getaggt werden, auch allgemeingültige Begriffe wie “Termin” oder “Urlaub” ergeben im Laufe einer wachsenden Sammlung viel Sinn. Prioritäten kann man leicht zuordnen, in dem man numerische oder alphabetische Anhänge benutzt, z.B. 01, 02, 03 oder A, B, C. Auch Jahreszahlen könnten hilfreich sein.

9) Evernote und Zapier

Bei Zapier handelt es sich um einen Drittanbieter-Dienst, der ähnlich wie das o. bereits erwähnte IFTT bestimmte Arbeitsabläufe automatisieren kann. Auch hier gibt es eine Evernote-Schnittstelle, die z.B. aus Einträgen in einem zuvor bestimmten Evernote-Notizbuch einen Eintrag für euer WordPress-Blog erstellt. Schaut euch den Dienst unbedingt mal an, neben Evernote werden auch viele weitere APIs bedient.

10) Evernote als Adressbuch

Seien wir ehrlich, das Anlegen und Pflegen eines Adressbuchs ist lästig. Mit Evernote ist es grundsätzlich möglich, stattdessen einfach die Profile der Freunde und Bekannten in den verschiedenen Sozialen Netzwerken zu erfassen und auf diese – säuberlich mit Bild und Namen – zuzugreifen. Der Vorteil: die Leute aktualisieren ihre Kontakdaten selbst und mann kann immer auf die momentan gültige Telefonnummer, Adresse u.a. zurückgreifen, sofern diese freigegeben sind.

11) Evernote als Cloud-Speicher für E-Mails und E-Mail Anhänge

Besonders die plattformübergreifende Funktionalität von Evernote ist ein wichtiges Argument, das sich auch beim Thema E-Mail Anhänge bewährt. Wer schon einmal das zweifelhafte Vergnügen hatte, sein u.U. überquellendes Mail-Postfach nach einem bestimmten Anhang zu durchsuchen, weiss wovon ich spreche. Packt die Mail-Anhänge einfach – versehen mit den passenden Tags – einfach in ein separates Evernote-Notizbuch, fertig – so entsteht mit der Zeit ein sauber sortiertes Verzeichnis mit allen Attachments. Aber auch E-Mails bestimmter Absender lassen sich so über Filter ganz einfach zu Evernote rüberschieben oder an die automatisch zugeteilte eigene E-Mail Adresse @evernote.com weiterleiten.

12) Hilfe zu Evernote

Abgesehen von der Hilfe des Herstellers findet sich z.B. bei Google+ eine recht aktive Community, die nicht nur Tipps und Tricks bereithält, sondern auch Hilfestellungen bei ganz konkreten Fragen leistet.

Quelle: cio.com