Gerade bei E-Mails ist es wichtig, sie organisiert und effektiv zu managen. Wer Gmail benutzt, wird dabei auf bestimmte Probleme stoßen, für die ihr hier passende Lösungen findet. Wir geben euch hier Tipps an die Hand, wie ihr effektiver mit euren E-Mails umgeht. Selbst beim Beseitigen zukünftiger E-Mail-Fluten haben wir einen Tipp für euch.
Das Interface aufs Wesentliche beschränken
Wer sehr viele E-Mails erhält, wird wissen, wie umständlich es sein kann, ständig zwischen Gmail und dem aktuellen Programm oder anderen Fenstern zu springen. Es ist auch nicht ideal, Gmail dauerhaft im Tab offenzulassen. Um diesen Umstand zu lösen, können wir euch die Checker Plus Extension (Firefox, Chrome) empfehlen. Ähnlich wie bei E-Mail-Management Programmen erhaltet ihr eine unaufdringliche Benachrichtigungsbox, wenn neue E-Mails eingehen. Wertvoll ist auch das Feature, dass ihr in dem kleinen Fenster sofort antworten, archivieren und andere Funktionen ausführen könnt. Eine sinnvolle Alternative für das klobige Interface von Gmail.
Shortcuts benutzen
Sicher ist es zunächst immer umständlich, Shortcuts zu lernen. Aber Gmail lässt euch dies relativ gut nebenbei erledigen, wenn ihr daran denkt. Durch die Tastenkombination Shift + Fragezeichen lässt euch Gmail alle Befehle überschauen. Hier sind die nützlichsten:
C: Neue Nachricht schreiben
STRG + Enter: Nachricht versenden
E: Derzeitige E-Mail archivieren
R: Antworten
A: Allen antworten
F: Weiterleiten
!: E-Mail als Spam markieren
/: Mailbox durchsuchen
Spam abmelden
Spam mag für manche ein kleineres, für andere ein größeres Problem sein. In jedem Fall sind Spam-Mails nervig und Kleinvieh verursacht auf Dauer auch Mist. Durch einen einfachen Trick könnt ihr euch alle E-Mails listen lassen, von deren Listen ihr euch abmelden könnt. Gebt einfach in der Suchzeile das Stichwort „abmelden“, „abbestellen“ und/oder „unsubscribe“ ein und schon stellt euch Gmail alle E-Mails zusammen, von deren Listen ihr euch austragen könnt.
Vorgefertigte Antworten nutzen
Wer auf Kunden E-Mails, Anfragen etc. immer wieder gleich antworten muss, kann Zeit sparen, indem er das Feature „Vorgefertigte Antworten“ nutzt. Dieses könnt ihr einstellen, indem ihr das Zahnrad oben rechts anklickt, dann auf „Einstellungen“ – „Erweiterte Einstellungen“ und hier findet ihr das Feld „Vorgefertigte Antworten“, klickt es an und speichert eure Einstellungen.
Wenn ihr jetzt eine neue Nachricht schreibt, versendet die Nachricht nicht, sondern klickt die 3 kleinen Punkte an. Wählt hier noch einmal vorgefertigte Antworten an und speichert eure Nachricht als Vorlage. Wenn ihr eure Nachricht jetzt beim nächsten Mal braucht, müsst ihr diese drei Punkte noch einmal anklicken und schon habt ihr eure Vorlage parat.
Tippfehler vermeiden – 30 Sekunden um Fehler zu korrigieren
Wer kennt es nicht: Im Alltag versenden wir E-Mails schnell und oft ohne groß darüber nachzudenken. Lesen wir uns eine E-Mail dann im Nachhinein noch einmal durch, fallen uns erst dann Tippfehler auf. Mit Gmail könnt ihr diese Nachrichten noch einmal redigieren. Bis zu 30 Sekunden habt ihr dafür Zeit, dann schickt Gmail die E-Mails ab. In den allgemeinen Einstellungen könnt ihr diese Zeit aber auch noch verlängern, wenn euch das lieber ist.
