Wer viele E-Mails besitzt, kommt um einen E-Mail-Client heute nicht mehr herum. Sie bieten nicht nur den Vorteil, alle E-Mails auf einen Blick managen zu können, sondern auch dass diese offline bearbeitet werden können. Das Speicherlimit ist zudem für Normalsterbliche grenzenlos. Viele Programme bieten zudem nützliche Zusatzfunktionen, zum Planen und Organisieren. Ein großer Nachteil ist aber, dass die meisten Programme als On-Premise-Software nicht einfach zu synchronisieren sind, wenn ihr gewohnt seid, an mehreren Computern zu arbeiten.
Genau hier setzen wir mit diesem Artikel an. Es gibt drei Methoden, die im Grunde mit jedem E-Mail-Client funktionieren. Dabei unterschieden sich die einzelnen Schritte natürlich aber in Details. Dennoch könnt ihr dieses Tutorial als allgemeine Vorlage für alle E-Mai-Programme nutzen. Es gibt noch weitere Methoden, wie die, eure E-Mails auf einem USB-Stick zu speichern und diese mit euch herumzutragen. In der Praxis ist das aber wohl zu umständlich. Hier sind also die zwei gängigsten Methoden.
IMAP einstellen
Bei E-Mail-Clients habt ihr zwei Optionen, eure E-Mails zu empfangen: IMAP und POP3. Bei POP3 werden eure E-Mails lokal gespeichert und vom Server gelöscht. Während IMAP eure Mails auf dem Server erhält. Dabei werden sie synchron mit eurem lokalen Client gehalten. Löscht ihr also eure E-Mails auf eurem Gerät, werden sie auch vom Server gelöscht.
Es reicht also, alle euren lokalen Clients über IMAP auf eure E-Mails zugreifen zu lassen. Das ist die konventionellste Methode, hat aber auch Nachteile. Bei manchen E-Mail-Anbietern könnt ihr zum Beispiel eure E-Mails nur für eine gewisse Zeit aufbewahren, bevor sie permanent gelöscht werden.
Ein weiterer Nachteil könnte sein, dass ihr es zu umständlich findet, jeden einzelnen Account (neu) über IMAP anzumelden. Bei den meisten Programmen müsst ihr dazu nämlich eure gesamten Accounts löschen und neu installieren.
E-Mails vom Cloudspeicher abgreifen
Über Outlook erhält eine PST-Datei eure E-Mails. Diese könnt ihr über das Menü [Persönliche Ordner] finden. [Speicherort öffnen] führt euch dabei zu der Datei. Diese könnt ihr in einer Cloud speichern. Ihr müsst Outlook dann nur noch darauf einstellen, die E-Mails von dem neuen Speicherort abzugreifen und dort zu speichern. Dazu muss euer Cloudspeicher logischerweise in eurem System integriert sein.
Wenn ihr Outlook öffnet, sollte es euch anzeigen, dass es die PST-Datei nicht finden kann, ihr findet dann die Option, den neuen Datenpfad einzustellen. Unter Account-Einstellungen findet ihr die Option, den Speicherort für eure E-Mails festzulegen.
Bei Thunderbird ist es der Ordner “Profiles”, der eure Emails enthält. Diesen findet ihr im Standard unter [Benutzer] → [User Name] → [AppData] → [Roaming] → [Thunderbird] -> [Profiles]. Die entsprechende Datei fängt mit einer siebenstelligen Kombination aus Buchstaben und Zahlen an und endet auf .default (xxxxxxx.default). Bringt diese an ihren neuen Standort.
