Moderne Intranets revolutionieren die interne Kommunikation

Eine moderne, effiziente und transparente Unternehmenskommunikation ist eines der meist diskutierten Themen im Netz, egal ob man es aus Agentur, Hersteller oder Endanwender-Sicht betrachtet. Im Markt für Collaboration- und Intranet Lösungen ist deutlich mehr Bewegung als noch in den letzten Jahren. Es erstaunt deshalb nicht, dass die Marktforscher von IDC dem Social-Enterprise-Markt, zu dem auch Intranets gezählt werden, ein rasantes Wachstum mit einem jährlichen Plus von 44 Prozent bis 2017 in Aussicht stellen.

Nicht umsonst hat Facebook mit seinem Angebot [email protected] einen ersten Versuch unternommen, als bekanntestes Netzwerk aus dem Privatumfeld in dem Businessbereich vorzustoßen. Für Facebook dürfte es aber vor allem in Deutschland sehr schwer werden, den Social Business Markt zu revolutionieren. Was hingegen als durchaus positiver Nebeneffekt dieser Bekanntgabe gewertet werden kann, ist die prominente Wahrnehmung von Enterprise Social Networks (ESN) in der breiten Öffentlichkeit.

Unternehmen sehen sich mit großen Herausforderungen konfrontiert

Betrachtet man die stets steigende Komplexität interner Unternehmensstrukturen, steht man als Unternehmen zum einen vor der Herausforderung seine Mitarbeiter mit wichtigen Informationen zu versorgen und sie zeitgleich im Arbeitsalltag bestmöglich zu unterstützen. Das Kommunikationsaufkommen, welches es zu koordinieren und zu strukturieren gilt, nimmt Unternehmensintern oft ungeahnte Ausmaße an. Traditionelle Kommunikationswege um miteinander Daten- und Informationen auszutauschen, wie zum Beispiel die E-Mail, kommen vermehrt an ihre Grenzen. Social Collaboration bietet Lösungswege, weshalb es ein immer wichtigerer Baustein in der grundlegenden Transformation der Arbeits- und Kommunikationskultur in Unternehmen ist.

Egal welcher Größe oder Branche sehen sich Unternehmen immer häufiger mit Fragen wie den folgenden konfrontiert:

  • Wie arbeiten wir zukünftig noch besser, effektiver und effizienter zusammen?
  • Wie schaffen wir es auch zukünftig am Markt konkurrenzfähig zu bleiben und weiterhin innovative, auf den Endkunden abgestimmte Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln?
  • Wie können wir als Unternehmen dem Wissens- und Kompetenzverlust entgegen wirken?
  • Wie können wir den geänderten Anforderungen unserer Mitarbeiter in Sachen Zusammenarbeit entsprechen?
  • Bekommen wir wirklich die besten Bewerber und wie können wir unsere Talente langfristig binden?

Als Informationsarchitekt bei HIRSCHTEC entwickeln wir gemeinsam mit unserem Kunden Antworten auf diese und viele weitere spannende Fragen. Handlungsfelder werden identifiziert und individuelle Anwendungsfälle entwickelt, um die zukünftige Plattform für die unternehmensweite Zusammenarbeit erfolgreich zu implementieren. Denn was einem die Geschichte gelehrt hat, ist, dass das beste und tollste Intranet nicht zum gewünschten Erfolg führt, wenn man sich bei dessen Entwicklung nicht an den wahren Bedürfnissen seiner Nutzer orientiert.

Säulen eines interaktiven Intranets

Vermutlich vermisst der ein oder andere jetzt das Wort Social. Dies hat aber einen guten Grund, denn dem Wort Social “hängt” sein schlechter Ruf hinterher. Bei Gesprächen gehen, nachdem das Wort Social gefallen ist, oft die Lichter aus. “Meine Mitarbeiter sollen arbeiten und nicht auf Facebook surfen” heißt es dann oft. Deshalb versuchen wir das Wort Social im Zusammenhang mit Intranet zu meiden. Stattdessen reden wir über „Interaktion” und versuchen zu erodieren, wie viel Interaktion zur Kultur der Organisation passt. Es gibt ohnehin schon genug Begriffsverwirrungen bei Begriffen wie Social Collaboration, Enterprise 2.0 oder Digital Workplace.

Doch was sind Handlungsfelder in denen ein Intranet bei der Erreichung strategischer Ziele unterstützen kann?

  • Informationen – In Zeiten wo das Wissen von Mitarbeitern für Unternehmen einen ganz klaren Wettbewerbsvorteil darstellt, müssen Informationen jederzeit und nachhaltig zur Verfügung stehen. Das gilt einerseits für verlässliche Unternehmensinformationen, zum anderen aber auch für individuell für den einzelnen Mitarbeiter relevante Informationen. Eine klar strukturierte und durch Mitarbeiter geprüfte Inhaltsstruktur des Intranets ist hier unumgänglich. Zusätzlich dazu kann ein Intranet dies mit Hilfe einer Personalisierung von Inhalten und der Möglichkeit zur Individualisierung durch den Nutzer gewährleisten. Wichtige und relevante Informationen müssen immer dann verfügbar sein, wenn der Mitarbeiter sie benötigt.
  • Zusammenarbeit – Als Unternehmen kann einem die zunehmende dezentrale Organisation, und somit deren effektiver Zusammenarbeit und dem damit verbundenen Grad der Freiheiten sich selber zu organisieren, vor erhebliche Probleme stellen. Können Mitarbeiter sich Online austauschen oder ist die interne Kommunikation ausschließlich E-Mail basiert? Was geschieht mit neuen Mitarbeitern oder Teammitgliedern und wie bekomme ich diese schnell “on speed” um operativ tätig zu sein? Das Arbeiten in virtuellen Räumen ist besonders im Projektmanagement bereits sehr verbreitet und kann nach unseren Erfahrungen einer der häufigsten Quick Wins bei der Einführung eines neuen oder relaunchten Intranets sein.
  • Prozesse – Welche Prozesse gibt es heute als “Papier-Prozess” und wie kann ich diese elektronisch abbilden? Gibt es bereits elektronische Prozesse, die ich zusammenführen und im Intranet zentral anbieten kann? Überall da, wo Informationen zu Kunden, Produkten oder Lieferanten zusammengeführt und mit anderen Kollegen abgestimmt werden müssen, innoviert „Social Collaboration“ das Unternehmen und beschleunigt die Prozesse.
  • Interaktion – Ist meine Unternehmenskommunikation darauf eingestellt in den Dialog mit den Mitarbeitern zu gehen? Möchte ich als Geschäftsführer zukünftig weniger E-Mails verschicken und dafür einen Blog betreiben? Kann ich als Person und als Unternehmen mit Reaktionen und Kommentaren auf meine Veröffentlichungen im Intranet richtig umgehen? Ein entsprechendes Umdenken gehört, neben der technischen Einführung neuer Technologien, zwingend mit in Betracht gezogen. Ohne Umdenken gibt es keine Akzeptanz des neuen, interaktiven Intranets durch die Nutzer.
  • Vernetzung – Basis der Vernetzung innerhalb des eigenen Unternehmens in einer zentralen Plattform ist vor allem die Pflege des eigenen Profils (in großen Teilen) durch die Mitarbeiter. Stamminformationen wie Name, E-Mail und Rufnummer kommen zwar aus einem zentral, bereits existierenden Active Directory (AD oder LDAP), aber weitergehende persönliche Informationen wie Softskills, Interessen oder private Social Networks kennen die Nutzer selbst am besten. Durch die freiwillige Angabe der Informationen gibt es auch keine Probleme mit dem Betriebsrat oder dem Datenschutz.
  • Suche – Die häufigste Anforderung in all unseren Projekten: eine intelligente Suchfunktion im Intranet. Möglichst prominent platziert und über alle Inhalte suchend. Auch hier zeigt sich der Einfluss aus dem Privatleben immens. Denn die Anforderung lautet nicht selten “So wie bei Google eben…”. Und genau dies ist die Suchmaschine des Vertrauens, welche auch bei internen Fragen häufig, in jedem Fall öfter als die interne Suchfunktion, genutzt wird. Eine gute Suchfunktion ist also ein Must-Have, welches heutzutage immer mehr Intranet-Lösungen von Hause aus bereits sehr gut abdecken.
Was Nutzer wirklich wollen. Der Blog stellt als Rising Star die Kür dar, nachdem die Pflicht mit den Top 3 erfüllt wurde (Quelle: www.hirschtec.eu)
Was Nutzer wirklich wollen. Der Blog stellt als ‘Rising Star’ die Kür dar, nachdem die Pflicht mit den ‘Top 3’ erfüllt wurde (Quelle: www.hirschtec.eu)

 

Mögliche Anwendungsfälle in einem interaktiven Intranet

Wie bereits gesagt, wird das beste Intranet nicht den gewünschten Erfolg haben, sollten sowohl Inhalte als auch Funktionen an den tatsächlichen Belangen der Nutzer vorbei entwickelt worden sein. Daher ist es von Beginn an wichtig diese Anforderungen einzuholen, zu dokumentieren und im späteren Projektverlauf zu berücksichtigen. Ich möchte hier exemplarisch zwei der häufigsten Anwendungsfälle etwas näher erläutern

Das schnelle finden von Experten

Der “Klassiker” unter den Use Cases wenn man so möchte. Profile von Mitarbeitern werden in herkömmlichen Intranets zentral, beispielsweise durch die Personal-Abteilung oder durch ein angebundenes Mitarbeiterverzeichnis, gefüllt. Selten haben Mitarbeiter die Möglichkeit ihr Profil und die darin enthaltenden Informationen zu bearbeiten oder zu erweitern.

Auch können unter Umständen nicht alle Informationen durch das AD/LDAP zur Verfügung gestellt werden oder sind schlicht nicht vorhanden. Verantwortlichkeiten und Themenschwerpunkte des Mitarbeiters sind genauso wenig enthalten, wie Links zu eventuell privat bestehenden Social Networks. Suche ich in einem Kundengespräch einen Experten um eine spezielle Frage schnell beantworten zu können, bin ich auf genau diese Informationen der Expertise von Kollegen angewiesen. Finde ich diese schnell und präzise, hat dies einen entscheidenden Einfluss auf den Ausgang des Gespräches, auf die Kundenzufriedenheit und somit auf meinen Erfolg als Unternehmen. Auch die Zusammenstellung von Projektteams oder das Finden von potenziellen Helfern bei Problemen geht deutlich leichter von der Hand.

Die kollaborative Zusammenarbeit in Projekten

Vielleicht kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor. Ihr Team ist international über den gesamten Globus verteilt und Sie sollen möglichst effektiv und effizient gemeinsam an einem Projekten arbeiten. All das wird in vielen Fällen mit der guten alten E-Mail versucht. Es ist aber längst kein Geheimnis mehr, dass das Arbeiten in virtuellen Teamräumen die weitaus bessere Variante darstellt.

Es wird dem Team hierbei eine transparente Kommunikation ermöglicht, in der alle Teammitglieder jederzeit den aktuellen Stand des Projektes einsehen oder laufende Konversation verfolgen können. Dateien werden zentral im Projektraum hinterlegt, um diese statt der gesamten Datei mit anderen Mitgliedern im Team zu teilen. Neue Teammitglieder erhalten dadurch einen schnelleren Überblick über die bisherige Interaktion und Verlauf des Projekts als wenn man versucht dies über die E-Mail Funktion zu erreichen. Kein Versandt per E-Mail an Personen, die nicht involviert sind oder deren Postfach das Maximum seines Fassungsvermögens bereits erreicht hat. Der Server wird es Ihnen danken, wenn nicht regelmäßig zig GB über den Server an “Reply to all” verschickt werden. Außerdem wer sagt Ihnen zum Beispiel in Situationen wie einer Angebotserstellung, welches das aktuell gültige Dokument für die Preise ist? Ein ständig aktuell gehaltenes offizielles Dokument im Intranet stellt dies sicher und trägt somit zur Qualitätssicherung bzw. Steigerung Ihrer Prozesse aktiv bei. 

Im nächsten Teil meiner Kolumne, werde ich mich mit dem Thema Mobile Intranet und möglichen Umsetzungsmöglichkeiten beschäftigen. Ein zukünftig immer wichtiger werdender Kanal. Sowohl für die Regelkommunikation als auch für die interaktive Zusammenarbeit und Vernetzung innerhalb von Unternehmen.