Google Drive ist ein tolles Instrument, um online Dateien abzulegen, aber auch um mit mehreren Personen an einem Dokument zu arbeiten. WhoHasAccess hilft euch dabei, Ordnung zu halten, indem es euch anzeigt, wer genau auf welche Dateien Zugriff hat.
Ich muss zugeben, dass ich noch eine etwas zerfahrene Strategie habe, wo ich meine Daten im Netz horte. Ich nutze Google Drive, habe aber ebenso die Dropbox und OneDrive von Microsoft im Einsatz. Google Drive ist aber schon mein Favorit, was meinen persönlichen Kram angeht. Darüber hinaus gibt es auch ein paar Kollaborationen und Dokumente, die nicht von mir erstellt wurden, aber auf die ich Zugriff habe.
Manchmal verliert man vielleicht ein bisschen den Überblick, wer auf welche Dokumente zugreifen kann und exakt da möchte WhoHasAccess ansetzen: Es handelt sich hier um eine Web-Applikation, die Google Drive durchleuchtet und euch präzise anzeigt, welche Personen Zugriff auf Dateien in eurem Online-Speicher haben. Dabei könnt ihr jede einzelne Person separat unter die Lupe nehmen – und ihr gegebenenfalls auch die Rechte entziehen, falls der Zugriff nicht mehr gerechtfertigt ist.
Die ganze Geschichte ist denkbar einfach: Ihr müsst anfangs einmal erlauben, dass WhoHasAccess auf euer Google Drive zugreifen darf. Keine Bange, ihr könnt manuell die gesammelten Dateien auf dem Server der App löschen, andernfalls geschieht das automatisch nach 24 Stunden und dann verfällt auch das Recht der Anwendung, auf euer Google Drive-Konto zuzugreifen.
Danach erfolgt dann der Scan, der sehr flott über die Bühne geht und dann seht ihr alle berechtigten Personen inklusive der Dateien, auf die sie zugreifen dürfen. Ich hab die Gelegenheit tatsächlich genutzt, ein paar Leute zu kicken und dabei habe ich auch direkt einige Dokumente entsorgt, die nun wirklich nicht mehr aktuell sind.
Ihr bekommt den Zugangs-Report auch an eure E-Mail-Adresse gemailt, so dass ihr das alles auch später noch einsehen könnt. Sehr schönes und einfach zu nutzendes Tool, welches ich jedem Google Drive-Nutzer ans Herz legen kann.
